Feedback ist eine tolle Sache. Es klingt nach einer transparenten, offenen Betriebskultur, strukturierter Kommunikation und  kompetenter Unternehmungsführung. Richtig angewandt ist das auch so! Es ist eine hervorragende Methode, jemandem die eigene Wahrnehmung als Möglichkeit zum Perspektivenwechsel anzubieten. Im Idealfall berührt und motiviert das Feedback denjenigen, an den es gerichtet ist und setzt einen Lernprozess in Gang.

Mitunter wird das mit dem Feedback allerdings falsch verstanden. Dann wird es zu einem Werkzeug zur Machtdemonstration. Oder eine Möglichkeit, jemandem seine Meinung an den Kopf zu schleudern unter dem Deckmäntelchen, dem anderen „doch nur konstruktives Feedback geben zu wollen“. Oder das Feedback wird gegeben, ohne dass Geber oder Empfänger das Ziel des selbigen klar ist und damit auch folgenlos bleibt. Damit wird das Feedback zu einer leeren Methodenhülle. 

“We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.”
– Bill Gates, Unternehmer

Ein gelungenes Feedback hingegen macht dem Empfänger ein Angebot. Eine konkrete Situation oder ein Verhalten wird so beschrieben, dass wir in der Lage sind, uns selbst durch die Augen eines anderen zu sehen. Sowohl dem Gebenden als auch dem Empfangenden ist klar, dass diese Beschreibung auf einer Wahrnehmung beruht und damit eine subjektive Färbung beinhaltet. Der Empfänger hat die Möglichkeit, das Feedback als stimmig oder unpassend einzusortieren. Zudem ist ein gutes Feedback immer zukunftsorientiert; zwar geht es um die Reflexion einer vergangenen Situation, der Sinn und Zweck ist es jedoch, eine Weiterentwicklung zu ermöglichen. 

Die Gallup Organization, eines der führenden Markt- und Meinungsforschungsinstitute, hat sich mehrfach mit dem Nutzen von Feedbackprozessen beschäftigt. In verschiedenen Studien haben sie zum Beispiel herausgefunden: 

  • Positives Feedback hat einen wesentlichen Effekt das Engagement von Mitarbeitern. Diese Auswirkung ist deutlich geringer, sobald sich das Feedback lediglich auf Schwächen bezieht. Werden sowohl gute, als auch schlechte Leistungen ignoriert, sind die Leistungsbereitschaft erheblich.
  • Die Arbeitsmotivation steigt, wenn Erfolge vom Management anerkannt werden.
  • Unternehmen, die regelmäßiges Feedback geben, verzeichnen geringere Fluktuationsraten.
  • Über zwei Drittel aller Befragten Mitarbeiter einer Studie wünschen sich regelmäßige Rückmeldung, um ihre Leistung verbessern zu können. 

Ein gelungenes Feedback trägt also entscheidend zu unserer Motivation, unserer Einsatzbereitschaft, unserer Weiterentwicklung und unserer Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber bei. 

Gute Gründe, um sich näher mit dem Feedback geben und Feedback annehmen zu beschäftigen.  

Gutes Feedback geben – eine Kunst

Einer der häufigsten Fehler auf Seiten des Gebers ist es, Rückmeldungen viel zu selten und nur als Reaktion auf besondere Leistungen oder Fehlverhalten zu zeigen. Dabei ist ein regelmäßiges Feedback , das in den normalen Arbeitsalltag integriert ist, wesentlich effektiver und nimmt dem gefürchteten Feedbackgespräch den Schrecken.

Im Idealfall erfolgt eine Dauerschleife aus Aktion, Rückmeldung, Weiterentwicklung. Ein weiteres Ergebnis einer Gallup Studie sagt aus, dass Mitarbeiter, die zweimal wöchentlich Feedback erhalten, besonders engagiert und erfolgreich sind. Außerdem wird so auch verhindert, dass Arbeitsprozesse über einen längeren Zeitraum in eine falsche Richtung laufen und Erwartungen sind transparent.

“Make feedback normal. Not a performance review.”
– Ed Batista, Coach

Eine wichtige Voraussetzung, um im Arbeitsleben ein gelungenes Feedback zu geben, ist eine gelebte Rückmeldungskultur. Geber und Nehmer muss klar sein, wozu dieses dient. Es gilt ausschließlich und allein der Unterstützung der Mitarbeiter und deren Weiterentwicklung. Diskussionen über Arbeitsprozesse, Besprechungen von Konflikten oder gar Gehaltsverhandlungen sind niemals Inhalt eines Feedbackgespräches. 

Das Feedback muss und soll nicht in ein langes Personalgespräch ausarten.

Drei Elemente gelungenen Feedbacks

Ein gelungenes Feedback gliedert sich in folgende Elemente: 

  1. Beschreibung einer konkreten Situation. Dies sollte möglichst zeitnah, aber in einem ruhigen Moment und unter vier Augen passieren. Am besten kann Feedback angenommen werden, wenn es erbeten wird oder du zumindest gefragt hast, ob das Feedback erwünscht ist. Vermeide Generalisierungen, Vermutungen, Beurteilungen oder Interpretationen. In diesem ersten Schritt geht es lediglich darum, wie du die Situation wahrgenommen hast. Beziehe dich außerdem nur auf Verhaltensweisen, die vom Gegenüber verändert werden können. Das Feedback soll für den Empfänger einen Nutzen haben und seiner Weiterentwicklung dienen.
  2. Beschreibung der Wirkung auf dich. Dieser Teil des Feedbacks ist subjektiver Natur und sollte von dir auch so formuliert werden. Auch Vermutungen und Interpretationen haben hier einen Platz, doch dies sollte ebenfalls klar als solche benannt werden.
  3. Benennung eines alternativen Verhaltens bzw. von Vorschlägen, wie erwünschtes Verhalten noch mehr zur Geltung kommen könnte. Mache einen konkreten Vorschlag, wie sich der Empfänger zukünftig verhalten könnte. Erläutere auch, wie diese Veränderung auf dich wirken würde. 

Den größten Nutzen ziehen wir aus Feedback, das erwünschtes Verhalten und unsere Stärken betont und uns ermutigt, diese noch weiter auszubauen. Doch manchmal ist man als Führungskraft auch in der Verantwortung, Verhaltensweisen zu korrigieren. 

“Criticism, like rain, should be gentle enough to nourish a man’s growth without destroying his roots.”
– Frank A. Clark, ehemaliger US-amerikanischer Politiker

Besonders in diesem Fall sind natürlich Emotionen im Spiel. Versuche daher, die Kritik sachlich zu halten und empathisch auf dein Gegenüber einzugehen, ohne um den heißen Brei herumzureden. Dem Empfänger soll klar sein, was dir negativ aufgefallen ist. Gleichzeitig soll er aber wissen, dass du – wenn gewünscht – bei der Veränderung des Verhaltens unterstützend zur Seite stehst. Negative Rückmeldung zu geben ist natürlich weniger erfreulich als positive. Es ist jedoch nicht sinnvoll, sich aus Sorge vor Kränkung um ein Feedback zu drücken. Denn wie bereits erwähnt: Das einzige, was noch ineffektiver ist, als negatives Feedback zu geben, ist es, gar kein Feedback zu geben. 

Was ein Feedback NICHT ist

Schauen wir uns an, was Feedback nicht ist und was du bei einem Feedback vermeiden solltest, um auf offene und eben nicht geschlossene Türen zu stoßen.

  1. Eine Dienstanweisung. Manchmal tarnt sich eine Dienstanweisung als gut gemeintes Feedback. Doch hier gibt es einen ganz entscheidenden Unterschied: das Einhalten einer Dienstanweisung ist verpflichtend, während es bei einem Feedback dem Empfänger überlassen ist, wie er es nutzt.

  2. Ein Lob oder ein Kompliment. Wir alle freuen uns darüber, wenn gute Leistung gesehen und gewürdigt wird. Ein Lob oder Kompliment ist jedoch keine strukturierte Kommunikationsmethode und hat einen deutlich wertenden Charakter, ganz im Gegensatz zum Feedback. 

  3. Ein Vorwurf oder eine Beleidigung. Ebenso wie beim Kompliment stellt der Vorwurf oder eine Beleidigung eine eindeutige Bewertung eines Verhaltens dar. Damit ist es kein Feedback.

Wie Feedback annehmen keine Herausforderung mehr ist

Ein Feedbackgespräch kann sowohl beim Geber als auch beim Nehmer eher negative Assoziationen auslösen als mit der Chance verbunden zu sein, sich weiterentwickeln zu können. Gehe an dieser Stelle in dich und frage dich wie du selbst zu Feedback stehst – bist du diesem eher offen oder verschlossen gegenüber? Wie du dich für Weiterentwicklung und Feedback öffnen kannst, darüber habe ich in diesem Artikel auf meinem Blog geschrieben.

Why did God give me two ears and one mouth? So that I will hear more and talk less.”
– Leo Rosten, Humorist

Was kannst du unmittelbar vor einem Feedbackgespräch machen, um diese Herausforderung gut zu meistern und das beste für dich ganz persönlich herauszuholen?

Mache dir vor dem Feedbackgespräch Gedanken, ob du dafür offen bist

Wenn jemand kompetentes Feedback geben will, macht er sich Gedanken über dich und wünscht deine Weiterentwicklung. Weißt du aber schon im Vorhinein, dass du dich im Moment nicht mit Veränderungsprozessen auseinandersetzen kannst oder willst, ist es nicht sinnvoll, ein solches Gespräch zu führen. Versuche dies klar aber respektvoll mitzuteilen. Sonst endet das Feedback für beide Seiten nur im Frust.

Während einem Feedbackgespräch hast du in erster Linie nur die eine Aufgabe: Zuhören

Besonders bei einer kritischen Rückmeldung neigen viele dazu, sofort Gegenargumente zu sammeln, um auf das Gesagte reagieren zu können. Doch das ist bei einem Feedbackgespräch nicht die primäre Aufgabe. Zuerst einmal geht es um das Verstehen. 

Um dem Rechtfertigungsdrang entgegenzuwirken kann es sinnvoll sein, schon vor dem eigentlichen Gesprächsbeginn zu vereinbaren, dass du inhaltlich nicht auf das Gesagte eingehen wirst. Wenn dir eine Reaktion wichtig ist, könnte das zum Beispiel in Ruhe in einem Folgetermin passieren. Hier kannst du zum Beispiel deine Interpretation der Situation übermitteln oder mitteilen, was du aus dem Feedback umsetzen möchtest.

Frage regelmäßig nach, ob du die Rückmeldung richtig verstehst. Am Ende der Schilderung solltest du dir ganz sicher sein, dass du alles aufnehmen konntest, was dein Gegenüber gesagt hat. 

Nach dem Feedbackgespräch beginnt die Reflexion

Gib dir selbst die Zeit und die Ruhe, über das Gehörte nachzudenken. Nur du entscheidest, ob du das Feedback annimmst und auch, ob es zur Änderung deines Verhaltens führen soll. Das Feedback ist für dich die Möglichkeit, dein Auftreten aus Sicht eines anderen zu hinterfragen – nicht mehr und nicht weniger. Wenn es zwischen den Parteien so vereinbart ist, kannst du entweder direkt im Anschluss an das Feedback oder, wie vorgeschlagen, zu einem Folgetermin sagen, was dir wichtig ist. 

So sehr wir uns um Neutralität bemühen: Die Schilderung unserer Wahrnehmung ist immer subjektiv. Sie hat immer etwas mit den eigenen Erfahrungen und Werten zu tun. Manch ein Feedback, ob kompetent oder misslungen, hat mehr mit dem Geber als mit der Situation zu tun. Feedback sollte daher wirklich immer als Anregung, nicht aber als Kritik an der eigenen Person oder gar als Fehler gewertet werden.

There is no failure. Only feedback.”
– Robert Allen, Motivationsredner

Welche Erfahrung hast du mit Feedback gemacht? Wie wird in deinem Unternehmen damit umgegangen? Bist du selbst häufiger in der Position, anderen Feedback zu geben? Ich bin gespannt auf deine Eindrücke und freue mich auf deine Kommentare!